عبارت “من خیلی سرم شلوغ است” همیشه عبارتی رایج در محل کار بوده است. بطور واضح اکثر افراد از میزان فشارکاری پیش‌آمده برای بهره‌وری بیشتر گلایه دارند. اما آیا بهره‌وری بالا برابر است با ساعات بیشتری پشت میز ماندن برای به سرانجام رساندن کارهای روزانه؟ جواب این سوال خیر است. همه ما می‌دانیم که برای داشتن شادی بیشتر در محیط کارمان باید به استرس‌های محیطی غلبه کنیم. شما می‌توانید استرس‌های محل کار خود را با استفاده از مدیریتزمان به حداقل برسانید و میزان بهره‌وری و رضایت شغلی خود را افزایش دهید. (ما بطور کامل در مطلب شادترین شغل‌های جهان به مشخصه‌های شغل‌های رضایت‌بخش پرداخته‌ایم.)
مدیریت زمان چیست؟
در ساده‌ترین بیان، مدیریت زمان فرآیندی است که به طور آگاهانه زمان را برای انجام کارهای روزانه خود تقسیم می‌کنیم. با برنامه‌ریزی صحیح برای نحوه گذراندن هر روز، می‌توانید بهتر اتلاف وقت را مدیریت کنید. مدیریتزمان صحیح به ما این امکان را می‌دهد تا نحوه استفاده از ساعات کاری خود را به بهترین شکل تعریف کنیم، و بر روی کارهایی تمرکز کنیم که نتیجه مثبت را برای ما تضمین می‌کنند.
گذر زمان بدون مدیریت می‌تواند باعث شود که کارمندان در حجم کاری خود غرق شوند و تعادل کار و زندگی آن‌ها از بین برود و از طرفی نتوانند رضایت کارفرمای خود را نیز جلب کنند. در مطلب روش‌های جلب رضایت کارفرما و کارسپاران به صورت مفصل و کامل به این موضوع پرداخته‌ایم.
مولفه‌های اصلی مدیریتزمان
1. اولویت‌بندی کنید.
2. مسدود کردن زمان
3. تعهد داشته باشید، اما زمانی که اولویت‌ها تغییر می‌کنند، منعطف باشید.
نکاتی برای مدیریتزمان در محل کار:
1. اولویت‌بندی: از خود بپرسید فوری‌ترین و مهم‌ترین وظایف چیست؟
در اصل، مدیریت زمان نه، بلکه متعهد شدن به آن و تبدیل آن به بخشی از روال عادی زندگی است که می تواند دشوار باشد. اگر هفته‌ای یک بار، ساعاتی را برای اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی لیست کارهای خود اختصاص دهید، مدیریت زمان می‌تواند به یکی از نقاط قوت اصلی شما تبدیل شود.
-
فعال باشید نه واکنشی:
افراد فقیر در گذراندن زمان اغلب یک مشخصه مشترک دارند: به جای اختصاص زمان مناسب به انجام وظایف خاص با کیفیتی بالا، آن‌ها روز خود را در یک ذهنیت واکنشی سپری می‌کنند. یعنی: به هر درخواستی که روی میز آن‌ها قرار می‌گیرد، پاسخ می‌دهند. اگر این مشخصه برای شما آشنا به نظر می‌رسد، وقت آن است که تغییر کنید. باید نتایج دلخواه‌تان را قبل از شروع روز یا هفته یادداشت کنید و بسته به اهمیت هر کار اولویت‌بندی کنید.
-
چه چیزی واقعاً فوری و مهم است؟
کمی وقت بگذارید و به این فکر کنید که کدام یک از موارد موجود در لیست شما ارزشی بیشتر، برای تیم یا سازمان شما دارد. و اینکه آیا می‌شود آن را با فوریتی بیشتر انجام داد یا خیر؟ برخی از تکالیف ممکن است فوری باشند زیرا مهلت مشخصی دارند، اما درعین حال ممکن است برای سازمان حیاتی نباشند. اغلب، این وظایف بی‌اهمیت، آن‌هایی هستند که بیشترین تمرکز و زمان را می‌گیرند اما در نهایت ارزش کمی به سیستم هدیه می‌کنند. این وظایف باید به تعویق بیفتد یا واگذار شود. اگر این وظایف توسط سایر همکاران درخواست شده‌اند، بپرسید که آیا می‌توان مهلت انجام آن‌ها را تمدید کرد یا خیر. در عین حال، برخی از وظایف مهم ممکن است فوری نباشند، اما عدم رسیدگی به آن‌ها به مرور زمان، منجر به نتیجه منفی برای شما، تیم یا سازمان‌تان خواهد شد. بنابراین، آن‌ها را باید بیشتر از بقیه موارد درنظر داشته باشید. در آخر هنگام برنامه‌ریزی هفتگی، مطمئن شوید که زمان کافی و معقولی را برای دستیابی به اهداف در نظر گرفته‌اید یا خیر.
برای اینکه بتوانید در شغل خود موفق باشید ما در مطلب تکنیک‌های طلایی موفقیت شغلی نکاتی بسیار ارزشمند را گردآوری کرده‌ایم که مطمئن هستیم مطالعه آن‌ها به شما در این خصوص حتماً کمک خواهد کرد.
2. قالب‌های زمانی گذشته را ببندید.
هنگامی که وظایف اولویت‌دار را تشخیص دادید، می‌توانید برنامه زمانی هفته جدید را بچینید. فقط قبل از آن، نیم ساعت در ابتدای هر هفته اختصاص دهید که لیست وظایف انجام نشده در هفته گذشته را نیز بنویسید، تا این‌گونه برنامه هفته قبل خود را بسته باشید. سعی کنید آن موارد را هم در لیست وظایف خود در هفته آینده اضافه کنید. فقط مطمئن شوید که چارچوب‌های زمانی واقع‌بینانه‌ای را تنظیم کرده‌اید. اگر مطمئن نیستید که یک کار چقدر طول می‌کشد، بهتر است مدت زمان بیشتری را به آن اختصاص دهید.
-
برای موارد غیرمنتظره برنامه‌ریزی کنید:
بسیار آسان است که با دریافت مداوم ایمیل‌‌هایتان حواس شما پرت شود. به همین دلیل است که مدیران زمانی تعیین شده را در برنامه روزانه خود به بررسی ایمیل‌هایشان اختصاص می‌دهند. اگر شما با مقرر کردن زمان مناسب هم نتوانستید به وسوسه چک کردن مداوم صندوق ورودی ایمیل خود غلبه کنید، هنگام کار روی پروژه‌های خود، اعلان‌ها را خاموش کنید. اگر یک موضوع واقعاً به توجه فوری شما نیاز داشته باشد، درخواست‌کننده راهی برای تماس با شما پیدا می‌کند. در غیر این صورت، نادیده گرفتن صندوق‌ورودی ایمیل در مدت انجام وظایف دیگر، به حفظ برنامه زمانی و بهره‌وری شما کمک می‌کند. با این حال، زمانی که وظایف با اولویت بالا مثل ایمیلی حیاتی به‌طور غیرمنتظره سر راه شما قرار می‌گیرند، ممکن است نیاز به تغییر برنامه داشته باشید.
-
از جلسات غیرضروری اجتناب کنید:
چه آن‌ها را دوست داشته‌باشید و یا از آن‌ها متنفر باشید، جلسات جزء جدانشدنی دنیای کار هستند. اما این بدان معنا نیست که شما باید تقویم زمانی خود را با آن‌ها پر کنید. قبل از پذیرفتن دعوت‌نامه هر جلسه، از برگزارکننده بخواهید دستور کار را برای شما ارسال کند. اگر حضور شما برای جلسه مهم نباشد، با اختصاص زمان به کارهای مهم‌تر، بهره‌وری شما مفیدتر است. به طور مشابه، اگر در یک جلسه تکراری شرکت می‌کنید که به طور مداوم به اهداف شما کمک چندانی نمی‌کند، با مسئول برگزارکننده جلسات درباره عدم حضورتان در این موارد مذاکره کنید.
-
چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید؟
مهم است که به یاد داشته باشید که همه ما در ساعات مختلف روز بهترین عملکرد را داریم. به این فکر کنید که چه زمانی احساس بازدهی بیشتری دارید و بر اساس آن برنامه خود را دقیق‌تر کنید. هر زمان که سطح انرژی شما به بالاترین حد خود می‌رسد، این زمان را برای کارهای با اولویت بالا کنار بگذارید.
3. به برنامه خود متعهد باشید، اما در زمان تغییر اولویت‌ها انعطاف‌پذیر باشید.
درست مانند هر روال دیگری، ابتدا باید تلاش کنید تا به برنامه‌های مدیریت زمان خود متعهد شوید. به طور متوسط، ممکن است دو ماه طول بکشد تا یک عادت جدید در شما شکل بگیرد، بنابراین سعی کنید تا زمانی که عادت شود، ثابت‌قدم باشید. اولویت‌ها باید قابل انطباق باشند. در واقع یک کار می‌تواند در هر مقطع زمانی مهم یا فوری شود، به همین دلیل است که مدیران به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند تا در صورت لزوم برنامه خود را تغییر دهند.
4. از ابزارهای مدیریتزمان به خوبی استفاده کنید.
تسلط بر مهارت‌های مدیریت زمان نیاز به زمان و تمرین دارد، بنابراین در این بین بهترین راه برای بهبود توانایی خود در بموقع انجام دادن وظایف‌تان، استفاده از ابزارهای مدیریتزمان است، که معمولا به شکل نرم‌افزارها هستند.
